Vedtægter kolonihaveforbundet kreds 3

§ 1 Formål og arbejdsopgaver

Hovedbestyrelsesområde 3 i hovedstadsregionen er oprettet i henhold til § 3 i "Vedtægt for Kolonihaveforbundet for Danmark". I det følgende omtales samme vedtægt som forbundsvedtægten og hovedbestyrelsesområde 3 som Kreds 3.

Under Kolonihaveforbundet for Danmark og i henhold til dets vedtægt blev Københavnerkredsen oprettet den 2. december 1918.

Hovedbestyrelsesområdet København opdeltes pr. 1. april1982 i 4 kredse.

Kreds 3 omfatter kolonihaveområder beliggende i kommunerne Brøndby, Hvidovre, Ishøj og Rødovre.

Ingen haveforening inden for kredsens område kan stå som medlem af Kolonihaveforbundet for Danmark uden samtidig at være medlem af kredsen.

Ingen haveforening kan stå som medlem af kredsen uden samtidig at være medlem af Kolonihaveforbundet for Danmark.

Det påhviler kredsens ledelse, inden for egen kreds og med hjemmel i forbundsvedtægten, at bistå de tilsluttede haveforeningers fælles anliggender og interesser, samt varetage øvrige kredsopgaver, der pålægges den af kredsens repræsentantskab.

Kredsens haveforeninger er forpligtet til at overholde forbundsvedtægten og denne vedtægt, således som disse fastsættes og vedtages af kongressen eller repræsentantskabet.

Er der uoverensstemmelse mellem forbundsvedtægten og vedtægten for Kreds 3, er forbundsvedtægten bestemmende.

§ 2 Valg til kredsbestyrelsen

Til at forestå kredsens virke vælger repræsentantskabet af sin midte en formand, en kasserer samt 5 bestyrelsesmedlemmer, der tilsammen udgør kredsbestyrelsen.

Bestyrelsens medlemmer vælges i forhold til forbundsvedtægtens § 8, stk. 3's retningslinjer for valg til kongressen.

De valgte skal så vidt muligt repræsentere hver af de i § 1 nævnte kommuner, således at de forlods er valgt til kongressen.

Valgperioden for samtlige bestyrelsesmedlemmer er 2 år, dog således at formanden vælges i alle ulige år og kassereren i alle lige år. Bestyrelsesmedlemmerne i Rødovre og Hvidovre vælges i ulige år og bestyrelsesmedlemmerne i Brøndby og Ishøj vælges i lige år.

Samtidig vælges for 2 år ad gangen 1 suppleant fra hver af de ovennævnte kommuner.

Bestyrelsen konstituerer sig selv på 1. ordinære kredsbestyrelsesmøde med hensyn tit næstformand og sekretær. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden.

Til behandling af sær opgaver kan bestyrelsen nedsætte udvalg.

Kun bestyrelsesmedlemmer, eller en af bestyrelsen udpeget repræsentant blandt foreningens medlemmer i de respektive foreningsbestyrelser, kan opstille til valg.

Efter valg af formand og kasserer har disse ikke stemmeret i forbindelse med valg af øvrige medlemmer og suppleanter til bestyrelsen.

Valgbare til bestyrelsen er medlemmer af haveforeningerne under Kreds 3.

Såfremt formand eller kasserer afgår før ordinært valg, indkaldes der til ekstraordinært repræsentantskabsmøde med valg på dagsordenen. Kun i særlige tilfælde kan ekstraordinært repræsentantskabsmøde undlades - nemlig hvis perioden frem til næste ordinære repræsentantskabsmøde er højst 3 måneder.

§ 3 Ledelse og ansvar

Formanden repræsenterer Kreds 3 i alle forhold udadtil og er ansvarlig for kredskontorets daglige ledelse.

Kredsbestyrelsen har ret til at deltage i foreningers ordinære og ekstraordinære generalforsamlinger. Et eksemplar af det udsendte materiale til foreningens medlemmer skal tillige sendes til kredskontoret.

Kassereren varetager kredsens samlede regnskab under direkte ansvar over for repræsentantskabet.

§ 4 Bestyrelsesmøder

Kredsbestyrelsen holder møde, så ofte formanden skønner det nødvendigt, dog mindst 4 gange årligt.

Formanden er pligtig at indkalde til møde, såfremt 3 medlemmer af bestyrelsen anmoder derom.

Der tages referat af alle bestyrelsesmøder, og ethvert bestyrelsesmedlem har krav på at få sin mening indført i referatet. Referaterne nummereres.

Kredsbestyrelsen er beslutningsdygtig, nar mindst 4 stemmeberettigede medlemmer er tit stede. Evt. afstemninger afgøres ved simpelt flertal. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.

§ 5 Repræsentantskabet

Kredsens øverste myndighed er repræsentantskabet, som består af repræsentanter fra samtlige tilsluttede haveforeninger.

Foreningerne er hver især berettiget til at lade sig repræsentere med 2 stemmeberettigede repræsentanter.

Der tages referat af alle repræsentantskabsmøder, hvoraf udskrift tilsendes repræsentantskabet senest 1 måned efter mødets afholdelse. Repræsentantskabet fastsætter selv sin forretningsorden.

Formanden for Kolonihaveforbundet for Danmark, eller den han har måttet bemyndige hertil, samt hovedbestyrelsesmedlemmer, har ret til at overvære repræsentantskabsmøderne.

§ 6 Repræsentantskabsmøde

Ordinært repræsentantskabsmøde afholdes een gang årligt inden udgangen af april måned. .

Forslag, der ønskes behandlet på repræsentantskabsmøde, skal være formanden i hænde senest 2 måneder før, hvorefter de optages på dagsordenen, som udsendes med indkaldelsen.

Repræsentantskabsmødet varsles på 1. kredsbestyrelsesmøde i januar/februar måned.

Indkaldelsen udsendes senest 3 uger før repræsentantskabsmødet og skal være bilagt dagsorden, der mindst skal indeholde følgende punkter:

1. Valg af dirigent

2. Kredsbestyrelsens beretning

3. Indkomne forslag

4. Regnskab og budget            

5. Valg af kredsbestyrelse og suppleanter

6. Valg af revisorer og revisorsuppleanter

7. Eventuelt

Repræsentantskabet er beslutningsdygtigt uanset de fremmødtes antal. De tilsluttede haveforeningers bestyrelser kan deltage i repræsentantskabsmødet (med taleret, men uden stemmeret). Alle sager afgøres ved simpelt flertal blandt de fremmødte stemmeberettigede. Ved stemmelighed er kredsformandens stemme afgørende. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.

Dirigenten beslutter afstemningsmåden, dog skal skriftlig afstemning foretages, når blot 1 stemmeberettiget medlem ønsker dette.

§ 7 Ekstraordinært repræsentantskabsmøde

Ekstraordinært repræsentantskabsmøde afholdes, når et sådant møde er besluttet af kredsbestyrelsen, eller når mindst 25 % af repræsentantskabets medlemmer skriftligt fremsætter ønske derom med angivelse af emnet der ønskes behandlet.

Indkaldelsen skal finde sted skriftligt, adresseret til foreningen ved dens formand, og senest 14 dage forud for det ekstraordinære repræsentantskabsmødes afholdelse.

Indkaldelsen skal finde sted senest 3 uger efter ønsket eller kravets fremsættelse.

Forslagsstillerne må selv motivere den opstillede dagsorden.

§ 8 Kontingent

Repræsentantskabet fastsætter størrelsen af kontingent til kredsen.

For medlemskab af forbund og kreds betaler haveforeningerne udover det til enhver tid gældende kontingent til Kolonihaveforbundet for Danmark et kontingent til kredsen, hvis størrelse fastsættes af kredsens øverste myndighed - repræsentantskabet. Regnskabsåret er 1. januar til 31. december. Kontingentet forfalder i 2 rater og erlægges henholdsvis 1. januar og 1. juli. Kontingentindbetalingerne, som skal finde sted til kredsens girokonto, skal fra haveforeningens side finde sted senest henholdsvis den 10. januar og den 10. juli eller den første hverdag herefter.

Ved for sen indbetaling, efter henholdsvis 10. januar og 10. juli pålægges 1,5 % rente pr. påbegyndt måned tillige med rykkergebyr, som fastsættes af kredsbestyrelsen.

§ 9 Valg af delegerede til kongres for Kolonihaveforbundet for Danmark

Den til enhver tid efter § 2 valgte kredsbestyrelse er at betragte som forlods valgte delegerede og dermed medlemmer af kongressamlinger i deres funktionsperiode, såfremt de er valgbare efter forbundsvedtægtens § 8. Er et eller flere kredsbestyrelsesmedlemmer efter samme § 8 ikke valgbare, erstattes de ved valg blandt repræsentantskabets midte i øvrigt.

Repræsentantskabet vælger blandt kredsbestyrelsens suppleanter det øvrige antal delegerede, som kredsen er berettiget til i henhold til forbundsvedtægtens § 8.

Repræsentantskabet vælger samtidig, og efter samme regler, suppleanter for de delegerede med angivet rækkefølge.

§ 10 Tegningsret

Kredsens midler skal anbringes i anerkendte pengeinstitutter.

Udtræk af disse midler kan kun ske med formandens og kassererens underskrifter i fællesskab.

Under sygdom kan bestyrelsen udpege andre underskriftsberettigede, og det skal i sådanne tilfælde altid foretages bemærkning herom i revisionsprotokollen.

§ 11 Anbringelse af midler

Fordeling af kredsens driftsoverskud indgår som en del af regnskabsaflæggelsen til godkendelse på det ordinære repræsentantskabsmøde. Dispositioner i reservefonden kan kun ske efter repræsentantskabets godkendelse.

§ 12 Revision

Revision af kredsens regnskab finder sted ved 2 af repræsentantskabet valgte revisorer. Revisorerne vælges for 2 år ad gangen tillige med 2 suppleanter, ligeledes valgt for 2 år ad gangen. Den ene revisor vælges på lige år - den anden på ulige år.

Revisorerne er berettigede til at forlange regnskabet sendt tit statsautoriseret revision, såfremt der under revision findes forhold, der efter deres skøn kunne motivere dette.

§ 13 Tavshedspligt

Medlemmer af kredsbestyrelsen må ikke overfor tredjemand omtale sager, som har været behandlet i kredsen, med mindre sagen efter sin natur har almen interesse. Denne tavshedspligt er også gældende efter udtræden af bestyrelsen eller kredsbestyrelsens ophør.

§ 14 Honorarer

Medlemmer af kredsbestyrelsen oppebærer honorar, som fastsættes af repræsentantskabet.

§ 15 Ændringer i vedtægten

Kun repræsentantskabet kan foretage ændringer og tilføjelser i denne vedtægt.

§ 16 Opløsning

I tilfælde af kredsens opløsning skal kredsens midler tilfalde Kolonihaveforbundet for Danmark.

Er dette ikke muligt, træffer repræsentantskabet beslutning om midlernes anvendelse, og så vidt muligt skal midlerne tilfalde velgørende formål.

§ 17 Godkendelse

Nærværende vedtægt afløser tidligere gældende vedtægter for Kreds 3.'og er godkendt på repræsentantskabsmødet

Således vedtaget på Kreds 3's repræsentantskabsmøde den 22. april 2003

Almindelige bestemmelser

Stk. 1 Til driften af kredsens virke skal tilsluttede foreninger bidrage med kontingent udover kontingentet til Kolonihaveforbundet - alt at indbetale i henhold til forbundsvedtægtens §6.

Alle foreninger under kredsen er forpligtet til at indsende persondata (navne, adresser (herunder også mail-adresser) og telefonnummer) over bestyrelse og vurderingsudvalg senest 14 dage efter ændringer.

Vedtægter, deklarationer m.m. for foreningerne skal tilsendes kredskontoret.

Kontingentindbetalinger kan kun ske over kredsens postgirokonto. Kredsens regnskabsår løber fra 1. januar til 31. december.

Det påhviler kredskassereren at udarbejde et årligt driftsregnskab ledsaget af statusopgørelse opgjort under hensyntagen til tilstedeværende værdier og forpligtelser.

Kassereren skal på første ordinære kredsbestyrelsesmøde efter et afsluttet kvartal forelægge en regnskabsoversigt over kredsens virke til direkte sammenhold med det foreliggende budget

Med indkaldelsen til ordinært repræsentantskabsmøde skal kredsens regnskab medsendes i revideret stand samt et budgetforslag for det kommende regnskabsår.

Stk. 2 Kassereren må kun undtagelsesvis ligge inde med mere end 5.000 kr. i kontanter af kredsens midler.  Kassereren er kautionsforsikret gennem den af Kolonihaveforbundet for Danmark tegnede kollektive kautionsforsikring.

Revisorerne skal gennemgå den daglige bogføring og bilagsmateriale m.m. ligesom de skal føre kontrol med de af repræsentantskabet trufne beslutninger i økonomisk henseende.